PI Guide/ Excel, mille modi per incollare

Sapevate che nel foglio elettronico Microsoft esiste una funzione per incollare i dati in modi davvero speciali? Vediamola insieme

Chiunque lavori con Excel si trova abitualmente a utilizzare la funzione "copia e incolla" per riportare fedelmente i valori, il formato e le formule da un foglio di calcolo in un altro, nella medesima cartella di lavoro o in una diversa. Non tutti sanno però che la funzione incolla di Excel comprende anche uno strumento avanzato: Incolla speciale, accessibile come Incolla dal menu Modifica. Tale funzione consente di sfruttare ulteriori opzioni per incollare i dati in modo selettivo e sofisticato. Il che si rivela comodo in molte situazioni. Ad esempio, come vedremo, è possibile scegliere se incollare solo il formato, solo i valori o le formule sottostanti di una cella copiata: un'opzione utile se vogliamo adattare la formula sottostante i valori agli stessi parametri, ma con valori diversi. Incolla speciale permette anche di decidere se incollare tutti questi elementi escludendo i bordi dalla selezione, oppure soltanto la regola di convalida contenuta nella cella o i commenti presenti. E non finisce qui. Questo strumento ci riserva infatti molte altre sorprese. Un gruppo di opzioni "aritmetiche" ci consente di calcolare i valori ricopiati da determinate celle in base a quelli presenti in altre celle, generando il risultato al loro interno. Infine, altre opzioni speciali permettono di trasporre le righe in colonna e viceversa, incollare valori sotto forma di collegamento o saltare celle vuote dalla copia.

Apriamo Excel. Nell'esempio mostrato il foglio contiene una tabella con una serie di dati e formule che calcolano la rata per un finanziamento. Ipotizziamo di dover ricopiare la tabella e incollarla in un altro foglio di lavoro per ricalcolare la rata.


Selezioniamo l'intero intervallo di celle e copiamolo negli Appunti di Windows. Spostiamoci nella cella del foglio di destinazione e facciamo clic su Modifica/Incolla/Incolla speciale (o clic destro sulla cella e poi Modifica/Incolla).

Appare la finestra Incolla speciale. Oltre alla voce Tutte, che altro non è se non il semplice Incolla, possiamo selezionare altre opzioni. Se desideriamo restituire nel foglio solo le formule copiate, con i riferimenti aggiornati alle nuove celle, clicchiamo su Formule.


Se invece desideriamo ottenere solo i valori escludendo sia formattazione che formule, l'opzione da spuntare è Valori. Da tener presente però che in tal modo incolliamo sì i valori ma ne perdiamo il formato originale, che viene sostituito in Generale (anche se prima era Valuta o Data).


Per applicare alla cella di destinazione esclusivamente il formato della tabella ricopiata, selezioniamo l'opzione Formato. In questo caso vengono ignorati sia i valori che le formule originali. Da notare che la sezione Operazioni è disattivata.


Riguardano il formato anche le opzioni Tutto eccetto i bordi e Larghezza colonne, che riporta soltanto la larghezza della colonna originale. Selezionando Tutto eccetto i bordi si attiva Incolla collegamento. Il collegamento incollato risulta nella cella di destinazione come riferimento assoluto.


Note e Convalida, invece, permettono di copiare e incollare solo tali elementi, se presenti nelle celle di origine. Queste due opzioni risultano molto utili in quanto possono far risparmiare tempo qualora si debba riportare la medesima regola di convalida o lo stesso commento in molte celle.


La voce Salta celle vuote è utile se nell'intervallo di celle che sono state ricopiate sono contenute una o più celle vuote che si intende ignorare dalla copia, in modo da evitare che una cella di destinazione possa essere sovrascritta. L'opzione può comunque essere combinata con le altre.


Interessante è poi la possibilità offerta di incollare i valori ricopiati (inclusi o meno formule e formattazione) trasponendoli allo stesso tempo da colonna in riga o viceversa. Una volta copiati i dati, è sufficiente incollare selezionando l'opzione Incolla speciale/Trasponi.


Le opzioni rimanenti, raccolte nel gruppo Operazioni, sono particolarmente interessanti. Permettono di incollare i valori eseguendo al contempo operazioni aritmetiche (somma, sottrazione, moltiplicazione e divisione) utilizzando i valori presenti nelle celle di destinazione e quelli ricopiati.


Nel nostro esempio ipotizziamo di voler sommare all'importo della rata il valore presente nella cella di un altro foglio, relativo ad altre spese previste, per calcolare il totale delle uscite mensili. Basta copiare l'importo della rata, cliccare sulla cella e su Incolla speciale/Addiziona.


Lo stesso procedimento va seguito per le altre operazioni aritmetiche tra i valori ricopiati e quelli nelle celle di destinazione: sottrazioni (Sottrai), moltiplicazioni (Moltiplica) o divisioni (Dividi). Si copia il valore di origine, ci si sposta sulla cella e si clicca sull'opzione desiderata.

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