Roma – La comunicazione non è sempre gradita e talvolta può essere anche fonte di guai per chi la subisce anziché gestirla. Se poi la comunicazione si presenta sotto forma di grandi quantità di posta elettronica allora il livello di stress di un lavoratore è destinato a salire vertiginosamente. E sul banco degli imputati, dopo esserci finiti gli onnipresenti telefonini , ci è finita nientemeno che sua maestà la Posta Elettronica, vale a dire l’applicazione più sfruttata di Internet nel mondo.
Ad affermare che l’email non è quel mezzo innocuo e comodo che molti lodano per la sua discrezione non sono i primi arrivati, sono invece gli scienziati della Australian Psychological Society (APS), in pratica la più autorevole tra le associazioni australiane a cui fanno riferimento i dottori psicologi del paese.
Vista la diffusione enorme e la pervasività del non più nuovissimo mezzo, l’APS ha deciso di trattare più da vicino gli effetti dell’email . “La posta elettronica – sostengono i ricercatori – ci ha consentito una maggiore efficienza e ampiezza della comunicazione. Ma le funzionalità sempre più negative di questo nuovo modo di comunicare devono essere messe in luce. Ad esempio, la comunicazione email negli ambienti di lavoro può portare gli impiegati, in particolare quelli in posizioni dirigenziali, ad essere travolti da informazioni e richieste , quindi a compiere uno sforzo in più per filtrare il flusso di messaggi e riportarlo ad un livello ragionevole”.
A sentire gli scienziati, il numero sempre più elevato di email che un individuo riceve sul posto di lavoro aumenta di non poco il carico contribuendo quindi a creare Stress . Il tutto aggravato dal fatto che spesso le email veicolano messaggi che non sono intesi per chi poi li riceve o che sono redatti con un tono e una familiarità che spesso li fa percepire come negativi o addirittura ostili . Ed è Stress.
Lo studio australiano, dunque, tenta di mettere in luce i diversi aspetti della comunicazione via email “allo scopo di identificare gli elementi di stress potenziale legati all’aumentato uso dell’email come metodo preferenziale di comunicazione aziendale”. Dimenticando i “vecchi studi” che considerano la posta elettronica il miglior mezzo per comunicare , gli scienziati australiani parlano delle conseguenze a cascata dovute all’email con una certa sicurezza.
Per realizzare lo studio sono state analizzate le risposte di un campione di 1.109 dirigenti australiani di ogni settore che mediamente ricevono tra i 20 e 50 messaggi email al giorno. Il 70 per cento di loro ha affermato che rispondere alla posta elettronica costituisce il massimo, o quasi, elemento di stress. Ad aumentare lo stress anche l’esigenza che nelle comunicazioni interaziendali i messaggi siano scritti correttamente, senza errori di battitura e con il giusto stile professionale.
Va detto però che il 29 per cento degli intervistati ha risposto di non sentirsi stressato a causa dell’email e sono molti coloro che hanno parlato di uno stress moderato . Il massimo livello di stress è raggiunto quando ad una email occorre rispondere rapidamente. Molti ritengono anche stressante il fatto che spesso l’email sostituisca il contatto diretto, a quattr’occhi, con uno scadimento del lavoro sul piano umano.
Ma è veramente tutto un disastro? Secondo i ricercatori australiani molti riconoscono aspetti positivi nell’email, in particolare la possibilità di contattare persone che è difficile trovare al telefono, oppure la comodità nel distribuire documenti in un’impresa o tra i propri collaboratori.
Molto dello Stress è però dovuto all’uso sbagliato o all’abuso di posta elettronica, come viene confermato in queste ore da uno studio britannico. Di seguito i particolari.
Con un monitoraggio di 63 grandi imprese britanniche, alcuni ricercatori inglesi hanno messo in luce come per le aziende la posta elettronica sia una preoccupazione sempre crescente, e non tanto per la grande quantità di spam e di virus che girano via email, ma anche per l’uso o l’abuso che ne viene fatto dai dipendenti.
Stando ai dati diffusi dagli esperti della “LexisNexis Industrial Relations Services”, pubblicazione della LexisNexis dedicata alla gestione del personale nelle aziende, circa un terzo delle imprese intervistate nell’ultimo anno ha dovuto prendere provvedimenti in merito all’uso errato della posta elettronica da parte di propri dipendenti. Forse dunque non è un caso che proprio in Gran Bretagna ci siano aziende che arrivano a vietare la posta elettronica o quelle che promuovono un giorno alla settimana senza email .
L’abuso più frequente è quello dell’invio di materiali sconvenienti da un dipendente all’altro, o a liste di dipendenti, oppure nell’uso privato della casella email di lavoro. Tutti casi nei quali le aziende tendono ad agire con estrema severità sul dipendente “colto in fallo”, arrivando talvolta al licenziamento .
Da quando sono entrate in vigore le nuove leggi britanniche sui diritti del lavoratore, secondo gli esperti di LexisNexis le imprese sono spinte a varare policy di comportamento molto dettagliate e soprattutto molto rigide e questo non è detto che abbia una ricaduta esclusivamente positiva sulla produttività personale.
Secondo i redattori dello studio, è necessario che le imprese facciano un passo più avanti rispetto a quanto già fanno, per esempio, nel filtrare il Web accessibile ai propri dipendenti. Non si tratta cioè soltanto di installare software di sicurezza anti-porno per frenare certi comportamenti scorretti quanto anche di spingere i dipendenti ad un uso il più possibile professionale dell’email quando si trovano sul luogo di lavoro.
Dubbi, infine, vengono espressi verso quei software che scansionano la posta in uscita dalle caselle aziendali per filtrare eventuali contenuti testuali o immagini che non siano in linea con la policy…
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11 nov 2003